Custo de coordenação e reuniões

Coordenar é o trabalho de manter várias pessoas fazendo partes que se encaixam. Ele é necessário, mas não entrega nada ao cliente por si só, e cresce mais rápido que o tamanho do grupo.

A conta de Brooks

Em "The Mythical Man-Month" (1975), Fred Brooks observou que, se cada parte de uma tarefa precisa ser coordenada com cada outra, o esforço de comunicação cresce com n(n−1)/2, onde n é o número de pessoas. Com 5 pessoas são 10 canais; com 10 pessoas, 45; com 20, 190. Daí a frase conhecida como Lei de Brooks: adicionar gente a um projeto de software atrasado o atrasa ainda mais, porque os novos precisam aprender e os canais se multiplicam.

Onde o custo aparece

• Reuniões: alinhamentos, repasses e aprovações que existem porque a informação não circula de outro jeito.
• Espera: trabalho parado até alguém de outra área responder.
• Retrabalho: partes feitas com premissas diferentes que não se encaixam.

Reuniões como objeto de estudo

Steven Rogelberg, em "The Surprising Science of Meetings" (2019), reúne pesquisas sobre reuniões e trata a reunião como algo que pode ser bem ou mal projetado: com pauta em forma de perguntas, convidados escolhidos pelo que vão contribuir e duração ajustada ao objetivo, e não ao padrão do calendário.

Como se reduz

Times com escopo próprio (Team Topologies), direitos de decisão explícitos e uma cadência enxuta reduzem a necessidade de coordenar caso a caso.